DATISA analiza la aplicación real de las tecnologías móviles en la gestión de las PYMEs españolas
Entre los retos para conseguir un aplicativo realmente útil destaca: su idoneidad para el negocio, su óptima integración con los sistemas de gestión centrales y la gestión del cambio, para que sean percibidos sus beneficios.
En experiencias reales, y como ejemplo, con estos aplicativos se han reducido en un 75% los tiempos de control de inventarios en almacén, en un 30% las pérdidas de datos y en un 40% los tiempos de gestión de clientes en restaurantes.
Redacción
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Madrid - España || 04-03-2008:
DATISA, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP, destaca la lenta penetración de las nuevas tecnologías móviles en el ámbito de la PYME, cuyo nivel de inserción debe acompañarse de los estímulos adecuados para garantizar el aprovechamiento de sus ventajas en términos de costes y agilidad por todo tipo de empresas.
Según varios estudios del mercado, las TI móviles se aplican cada vez más activamente a la gestión de las grandes y medianas empresas españolas que, en esto aventajan incluso a países como Alemania, Francia e Italia (datos IDC 2007).
No sucede, sin embargo, lo mismo en el ámbito de la PYME, donde este aprovechamiento es mucho menor (según datos de la misma consultora, la disponibilidad de una estrategia de movilidad baja, del nivel de las empresas con más de 100 empleados al nivel de las empresas de entre 50 a 99 empleados, de un 45% a un 35%, y prácticamente desaparece entre las compañías con menos de 50 empleados), tratándose de un país en el que las empresas con menos de 20 empleados representan más del 97% del total de compañías (INE-CEPYME) y generan el 89% del empleo (OCDE).
“Son datos que nuestra experiencia directa en el trabajo con PYME confirma claramente”, afirma Isabel Ballestero, directora comercial de DATISA. “constatando el desaprovechamiento de unas tecnologías de rentabilidad probada, cuya aplicación en la pequeña y mediana empresa podrían aportar múltiples ventajas y un empuje competitivo muy significativo”.
Evolución a lo largo de los años
Inicialmente diseñados para otro tipo de usos, los aplicativos móviles han recorrido un largo camino, desde las pruebas de concepto, hasta asentarse como una realidad en el ámbito de la gestión empresarial. Teléfonos móviles, SmartPhones, PDAs y, según algunos, los portátiles hoy resultan claves para la optimización de tiempos y costes en la labor de múltiples empleados externos y también internos.
Dichos dispositivos han sufrido en los últimos años una evolución importante como principal impulsor para la ampliación en su uso en el ámbito empresarial como doméstico, como la bajada de los costes del hardware, los importantes avances en su autonomía (antaño, una de las principales trabas para su generalización), y el incremento de sus funcionalidades y capacidades gráficas, que han permitido el diseño de aplicativos mucho más potentes y útiles para la empresa.
A pesar de sus múltiples ventajas como dispositivos independientes, “el mayor valor que los mismos pueden aportar a la gestión empresarial viene dado por su sólida integración con los sistemas de gestión centrales, que permiten el intercambio de información y el reaprovechamiento de los datos a todos los niveles, garantizando esta inmediatez en la gestión, que es su principal ventaja”, explica Ignacio Pomar, Responsable de Sistemas de DATISA.
En su uso en el ámbito empresarial, destacan claramente dos aplicaciones: una que comprende su uso de manera integrada en tiempo real con los sistemas de gestión centrales y, otra, off-line, utilizada con más frecuencia por empleados móviles que pueden operar en zonas con problemas de cobertura donde es necesario disponer de toda la información necesaria para trabajar la solución puede pasar por volcar los datos en conexiones puntuales y planificadas. “Las soluciones móviles on-line son, claramente, las más beneficiosas y ajustadas al verdadero propósito de estos aplicativos en términos de gestión”, explica Ignacio Pomar, “pero los costes de comunicación y los problemas, a veces, de disponibilidad de acceso a Internet y los mayores requerimientos, entre otros, hacen que se utilicen menos, haciendo que las mismas sean más costosas”.
Barreras para el uso de los dispositivos móviles en la empresa
Y es que, el uso de los aplicativos móviles de manera integrada con los sistemas de gestión centrales, tanto en grandes empresas como en PYMEs, debe sortear barreras y – su implantación – afrontar varios retos para que los mismos resulten realmente útiles en el día a día de las compañías.
“Uno de los principales frenos en este aspecto, hoy por hoy, es el alto coste de las comunicaciones que, en España, supera con creces al de otros países europeos”, destaca Pomar, un freno especialmente significativo para la PYME, al que se suman los problemas de cobertura, que en un futuro podrían quedar resueltos a través de varios proyectos públicos y privados en relación con la tecnología WiFi.
Otro freno, que en opinión de DATISA hoy por hoy es menos significativo que el anterior, es la seguridad informática de estos dispositivos y de sus aplicativos. “En la actualidad, la mayoría de los virus en aplicativos móviles no están diseñados para sustraer información clave del negocio, por lo que la principal amenaza para la información sensible de las organizaciones sigue viniendo de sus propios empleados”, explica el Responsable de Sistemas de DATISA.
Las aplicaciones móviles, por otro lado y según explica la compañía, no son beneficiosas de por sí, sino cuando se aplican a un negocio donde pueden ofrecer una ventaja real. Una vez analizado si la compañía realmente necesita una solución de este tipo, uno de los principales retos a la hora de conseguir una aplicación ventajosa es entender la lógica de funcionamiento del dispositivo, donde se persigue una máxima funcionalidad con la mínima necesidad de escritura, al contrario de los PCs.
Integración y gestión del cambio: principales retos en la implantación
Los dos retos clave para la exitosa implantación de estos aplicativos, sin embargo, reside en su adecuada integración con los sistemas de gestión centrales y la gestión del cambio. “En relación con la integración, los aplicativos móviles muestran las mismas necesidades de verticalización que cualquier sistema de gestión, donde cada empresa es un mundo. La dificultad de alcanzar un estándar en el intercambio de datos entre el aplicativo móvil y el ERP, con frecuencia de distintos proveedores, y su inadecuada parametrización puede dificultar el óptimo aprovechamiento de los datos recopilados por la PDA, aunque esto no quiera decir que no se obtengan ciertas ventajas básicas”, explica Ignacio Pomar.
En cuanto a la gestión del cambio, los empresarios son cada vez más conscientes de su importancia, tratándose de evitar que el empleado perciba al aplicativo móvil como un elemento de control y se muestre reticente a la hora de utilizarlo, lo que mermaría su aprovechamiento, frente a sus múltiples facilidades para el trabajo diario de los usuarios.
“Todos estos frenos son válidos para todo tipo de empresas”, explica Isabel Ballestero, “pero en nuestra experiencia tienen una incidencia muy superior en el ámbito de la PYME, donde destaca la menor disponibilidad de recursos para el sondeo del mercado, como para la selección, integración y parametrización de estos aplicativos, al igual que para la resolución de ciertos problemas técnicos en relación con los mismos”.
Pero para la baja penetración de las soluciones móviles en la gestión de la PYME existen también otras razones, que se repiten en casos de otras TI, como el desconocimiento generalizado de las soluciones disponibles y de sus utilidades. En las PYMEs, de este modo, hoy los aplicativos móviles integrados con la gestión central han iniciado su penetración por las compañías con los directivos más preocupados por la rentabilidad, y empezando por las áreas más estratégicas, que no necesariamente son de servicio al cliente.
Aplicaciones y ventajas de las tecnologías móviles en la PYME
En el mercado español ya existe una oferta real de aplicativos móviles integrados con los sistemas de gestión centrales y especialmente diseñados para la PYME. “Se trata de unas tecnologías de probada rentabilidad, cuyo impulso competitivo resulta en algunos casos superior que para la gran cuenta, por la flexibilidad intrínseca a las PYMEs que estas soluciones potencian aún más”, destaca Isabel Ballestero de DATISA.
Aplicables a todos los ámbitos empresariales donde existen empleados móviles, tanto fuera, como dentro de la empresa, estas aplicaciones han probado su rentabilidad en áreas tan diferentes como: preventa y autoventa, en el transporte, en la gestión y control del inmovilizado, de stocks y almacenes o, por ejemplo, en restauración. Desgraciadamente, el uso de estas soluciones para el marketing relacional, entre muchas otras que ya son una realidad en las grandes compañías, sigue siendo un futuro para la PYME, “aunque un futuro muy prometedor”, asegura Ignacio Pomar.
Para mostrar la rentabilidad de este tipo de aplicativos, DATISA se apoya en experiencias concretas en el ámbito de la PYME, donde a modo de ejemplo se han alcanzado: ahorros de hasta el 75% en los tiempos necesarios en el control de inventarios o almacén; una reducción del 30% en la pérdida de información de negocio; un ahorro del 40% en los tiempos de atención a clientes en restaurantes y un largo etcétera, etc. Pero las ventajas de estos aplicativos no se traducen, únicamente, en ahorros en costes y desplazamientos, o en mejoras de productividad. “La venta con aplicativos de este tipo es por su inmediatez el sueño de cualquier comercial, con un cierre inmediato, ingresando el pedido además de manera directa en el sistema de gestión central de la organización, lo que también reduce los tiempos de entrega y mejora el servicio y la satisfacción del cliente”, explica Ignacio Pomar.
Los aplicativos móviles, también, son capaces de mejorar la conciliación entre vida personal y profesional (en el teletrabajo), ayudan a evitar accidentes laborales, evitando la necesidad de mover mercancías en almacén, etc..
Momento actual y perspectivas de futuro
“La demanda real de aplicativos móviles integrados con los sistemas de gestión centrales han empezado a surgir en el ámbito de la PYME hace aproximadamente unos dos años”, explica Ignacio Pomar, “de modo que hoy nos encontramos en una fase incipiente para la implantación de este tipo de tecnologías, parecida a la fase previa en la explosión del uso de los teléfonos móviles, que necesita de los estímulos adecuados”.
Para una mayor implantación de estas tecnologías en las PYMEs, resultarán claves la muestra de su rentabilidad a través de un creciente número de proyectos exitosos, la educación y el apoyo adecuado en su elección e integración, al igual que el empuje de factores adicionales como la tecnología IP que, aunque no a corto plazo, podría reducir los costes de comunicación.
“A nivel de hardware, en el futuro veremos dispositivos cada vez más compactos y potentes, lo que también impulsará el desarrollo de aplicaciones más intuitivas y útiles”, afirma Ignacio Pomar. “Si bien en el ámbito doméstico se observará una creciente integración entre el teléfono móvil y el PC, en la empresa el dispositivo estrella seguirá siendo la PDA, por sus capacidades específicas para el trabajo en remoto”.
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